5 PRODUCTIVITEIT MYTHES WAAR IK IN BEN GETRAPT, EN 5 MANIEREN DIE WÉL WERKEN

Twee weken terug schreef ik over mijn drie favoriete ochtendroutines. Zonder afleiding, dat ene uurtje voor jezelf in de ochtend om je creativiteit te ontwikkelen en je energie te maximaliseren is magisch. Daarna is het dan tijd voor wat mij betreft het allermooiste ritueel van de dag; het ontbijt, om daarna je dag vol frisse moed te starten. En alhoewel mijn dag van 05.00-08.00 gevuld is met de juiste dosis sport, studie en stilte, bleef ik mezelf op werk verliezen door de extreem lange to-do lijst, alle issues en die enorme mailbox. Ik bleef dag in dag uit in bepaalde mythes trappen waarvan ik dacht dat ze me productiever maakte, maar ze deden juist het tegenovergestelde… In dit artikel 5 productiviteit mythes waar ik in ben getrapt, en 5 manieren die wél werken.. MYTHE 1: PROP ZOVEEL MOGELIJK IN EEN DAG Ik leerde in boeken over time management dat het erom ging om zo snel mogelijk de to-do lijst door te lopen. Ik managede mijn tijd door zo veel mogelijk in een dag te proppen. Ik verdeelde dan simpelweg de taken die ik moest doen en ik wees een bepaalde hoeveelheid tijd toe aan iedere taak. Dat gedaan hebbende begon ik taak voor taak. En op een of andere manier kreeg ik alles wat ik wilde doen, nooit op tijd af. De oplossing die ik vond: Focus je op energie en niet op tijd Vanaf het moment dat ik op kantoor kwam rond 08.00uur had ik 4 uur dat ik super productief en vol energie zat. Op de momenten dat ik het meeste energie en focus had, deed ik de taken die het meeste energie en focus vereiste. Klinkt logisch toch? Voor mij betekende dat toch een flinke agenda switch. Het betekende dat ik mijn afspraken met collega’s en klanten grotendeels verschoof naar de middag, en ook niet meer standaard ’s ochtends de auto instapte om naar een afspraak te gaan. Op deze manier kon ik in de ochtend de taken gedaan krijgen waar ik het meeste energie voor nodig had. Toen ik mijn agenda niet meer indeelde op basis van tijd maar op basis van hoge en lage energie activiteiten kreeg ik een stuk meer gedaan. MYTHE 2: EEN PEOPLE PLEASER ZIJN IS OKE Van jongs af aan heb ik moeite gehad met het zeggen van nee. Ik had de neiging om al het mogelijke maar te doen om conflicten te vermijden. Mijn zelfwaardering hing af van hoe anderen me zouden zien. Ik had altijd bevestiging van anderen nodig om me goed te voelen over mezelf. Voor andere is de people pleaser een heerlijk persoon om erbij te hebben. Ze gaan namelijk tot het uiterste om maar een paar lovende woorden van je te krijgen. Je kunt je voorstellen dat het pleasen rampzalig was voor mijn eigen productiviteit. Ik kreeg gewoon nooit wat af want ik was altijd gefocust op de ander. Aan het eind van de dag was ik helemaal op, had ik geen idee wat ik allemaal had gedaan en stond die to-do lijst van me nog steeds ramvol. Het leek wel of de to-do lijst met de dag langer en langer werd. De oplossing die ik vond: Begin bij het aangeven van je grenzen Toen ik leerde om steeds vaker op een vriendelijke manier nee te zeggen merkte ik dat mensen hier eigenlijk heel goed mee omgingen, en juist respect kregen omdat ik mijn grenzen aangaf. In plaats van iedere dag wel een aantal afspraken te hebben, begon ik standaard twee dagen in mijn agenda te blokken waarin ik geen enkele meeting had. Door nee te zeggen tegen een ander zei ik ja tegen mijzelf. En door dat te doen ervaarde ik minder stress, kreeg ik meer gedaan en kon ik er voor de mensen zijn als ze een keer écht m’n hulp nodig hadden. Je wordt echt een veel leuker mens als je niet overwerkt of uitgeput bent. MYTHE 3: WIN TIJD DOOR MINDER TE SLAPEN EN TE STOPPEN MET KOKEN In de drukke weken van het jaar, en dat waren er stiekem best wel wat, leverde ik altijd 1 à 2 uur slaap in om zo een langere werkdag te kunnen hebben. Als je ziet dat je te weinig tijd hebt in je dag voor werk dan slaap je toch gewoon wat minder? Geniaal vond ik het, zo had ik in een klap een paar extra uren om mijn werk gedaan te krijgen. Om nog wat tijd te besparen maakte ik m’n eten niet meer zelf klaar en at ik voornamelijk onderweg. Op een gegeven ogenblik kende ik de menu’s (en alle kortingsacties..) van de Nederlandse tankstations uit m’n hoofd en wisten sommige medewerkers precies wat ik wilde iedere dag. Triest hè? De oplossing die ik vond: Lever nooit in op slaap, en eten = energie Na ongeveer 1.5 jaar geleefd te hebben als een tankstation junkie, begon ik in te zien dat ik geen tijd aan het winnen was in mijn agenda maar juist tijd aan het inleveren was. Het eten wat ik at gaf geen energie waardoor ik altijd futloos en moe was. En het inleveren van slaap? Dat is misschien wel de grootste fout die je kunt maken als je productiever wilt worden. Ik ging als een soort half dronken zombie met te weinig slaap de dag door. Iedere taak die ik moest doen duurde langer omdat ik mijn aandacht er niet bij kon houden. Ik begon te testen hoe lang ik ongeveer iedere nacht nodig had om uitgerust wakker te worden zonder wekker. Dat was 8-8.5uur. Sindsdien slaap ik vrijwel nooit meer minder dan 8 uur en het voelt heerlijk om uitgerust wakker te worden. De Kwekkeboom krokketten uit het vuistje van de Shell ruil ik tegenwoordig in voor een lichte lunch met groente. En de gesuikerde drankjes? Die hebben plaatsgemaakt voor bronwater met Himalaya zout en een vleugje citroensap. MYTHE 4: BEGIN JE DAG MET HET DOEN VAN DE LEUKE EN MAKKELIJKE KLUSJES Ik begon het liefst de dag met de makkelijke en leuke klusjes en taken. Dan waren er alvast veel dingen van het lijstje af dacht ik. Wanneer ik dan lekker op weg was en bijna door de leuke en makkelijke taken heen was werd m’n dag opgezogen door brandjes blussen, ad hoc werkzaamheden en andere urgente dingen. De taken die niet leuk waren maar wel belangrijk bleven hierdoor liggen. De dag erna ging ik weer op dezelfde voet verder. De lastige call met die klant, het correctie gesprek met de medewerker of die lange mail waar ik een hoop voor moest uitzoeken, ging ik morgen wel doen. Je weet wel, die morgen die dan vervolgens nooit komt... Deze belangrijke taken die ik moest doen maar geen zin in had bleven soms wel weken op het lijstje staan. De oplossing die ik vond: Doe de dingen die je niet leuk vindt, en doe ze als eerste Ik las in een boek dat de meest succesvolle mensen op aarde, één gewoonte gemeen hebben. Ze doen de dingen die ze niet leuk vinden en ze doen deze ook nog als eerste. Uitstelgedrag maakt dan plaats voor discipline en dat geeft dan weer enorme voldoening. Als je die lastige call met die klant of dat gesprek met de medewerker gewoon als eerste werk doet, dan zit je niet de hele dag tegen dat moment aan te hikken. De meeste mensen hebben ’s ochtends de meeste energie en focus. Des te meer reden om dan de minder leuke en lastige dingen te doen. En weet je wat het mooiste is van de dingen die je niet leuk vindt als eerste doen? Er blijven alleen nog maar leuke en makkelijke klusjes over. Het is allemaal weer geen hoge wiskunde zeg.. MYTHE 5: REAGEER SNEL OP DE NODEN VAN ANDEREN Ik dacht altijd dat productiviteit te maken had met zo snel mogelijk je lijstje afwerken en zo snel mogelijk reageren op mensen en inkomende berichten. Als er een mail binnenkwam werd hij vrijwel dezelfde minuut geopend en beantwoord. Hoppa, weer een lege mailbox dacht ik… Dat duurde dan weer precies 5 minuten totdat de volgende mail of een reactie op een andere mail binnenkwam. Soms uren later merkte ik dat ik ofwel nog steeds in mijn inbox zat te pingpongen met iemand die aan de andere kant ook zijn mailbox zo snel mogelijk leeg wilde hebben als ik, of ik was ineens verdwaald en afgeleid in een of ander nieuwsartikel of Instagram feed. Je kunt wel raden dat ik dus altijd meer uren nodig had om mijn taken gedaan te krijgen. De oplossing die ik vond: Werk in blokken en schakel afleiding uit Bij time management leggen ze je uit hoe je prioriteiten stelt en hoe je meer doet in minder tijd. Ze zien werk als een marathon, terwijl het eigenlijk misschien meer een sprint is. Mijn mentor Robin Sharma vertelde me dat je je agenda het beste kunt opdelen in blokken van 90 minuten. En in plaats van dat je alles achter elkaar ramt, neem je na iedere 90 minuten 10 minuten pauze. In die 90 minuten focus ik me op 1 taak of 1 project. Ik zet een timer, werk in absolute stilte en zet alle afleiding uit om 90 minuten vol gas te gaan. Collega’s weten ook dat ze in die 90 minuten blokken me niet kunnen storen en dat ze de vragen moeten bundelen. Ik heb namelijk liever dat ze me 1x storen met 10 vragen dan 10x storen met 1 vraag. Tijdens kantoordagen run ik mijn agenda in drie blokken van 90 minuten met 10 minuten intervals voor een korte pauze. Ik merkte dat ik in drie ongestoorde blokken van 90 minuten werk meer gedaan kreeg dan soms in een hele week werk. Daarnaast waren alle taken voor de dag gedaan vóór de lunch en kon ik de rest van de dag reactief te werk gaan; mailtjes beantwoorden, kleine klusjes doen en gemiste oproepen terug bellen. Toen ik een oplossing vond voor de 5 productiviteitsmythes op de werkplek waar ik last van had, kwam er meer tijd vrij voor de belangrijke, maar niet urgente zaken. Ik kwam erachter dat de creatieve ideeën om mijn business of persoonlijke leven verder te brengen niet bedacht werden wanneer ik aan het rennen was van meeting naar meeting of brandjes aan het blussen was. Nee, deze ideeën werden geboren tijdens tripjes in het buitenland en tijdens ontbijtsessies in hotels. Ze ontstonden wanneer ik m’n lichaam verbond met de natuur en niet wanneer ik vastzat aan een bureaustoel in een gebouw van beton. Ik nam daarom vaker bewust afstand van alle hectiek. Ik blokte tijd in mijn agenda om helemaal niks te doen. Gewoon stilzitten en nadenken. In de momenten dat ik gewoon stilzat en even nadacht kwam ik tot veel meer creatieve oplossingen voor problemen dan wanneer ik iedere vrije minuut in m’n agenda opvulde met een bepaalde taak. Ik merkte dat wanneer je gefocust kunt werken in een wereld die meer afgeleid is dan ooit, je een enorm voordeel hebt op de rest. En op deze wijze bouwen we beetje bij beetje aan een leven dat meer passie en voldoening geeft. Liefs, Glenn